Secrétariat externalisé dédié aux avocats

Crée en 2008, et suite à une demande croissante des avocats du Barreau de Rouen, le Cabinet Peeters a développé une alternative innovante en matière de secrétariat juridique associant des compétences juridiques tout en vous apportant un service de qualité et de flexibilité.

Notre savoir-faire repose sur l’utilisation d’outils technologiques les plus performants du marché et de moyens de communication de dernière génération.

Avocat

Notre savoir-faire

Secrétariat Téléphonique

Du lundi au vendredi de 8h30 à 18h00, vos clients sont accueillis au nom de votre Cabinet et selon vos instructions.

Gestion d'Agenda

La gestion de votre agenda vous libère du temps et facilite la prise de rendez-vous pendant vos absences.

Secrétariat externalisé dédié aux avocats

Est-ce que vous avez déjà pensé à confier une partie ou la totalité de votre service secrétariat à un prestataire ?

Cela est une bonne solution pour les avocats qui veulent gagner du temps et se libérer d’une charge supplémentaire de travail. De plus, le secrétariat téléphonique pour avocat est un métier qui demande de la rigueur, mais aussi certaines qualités et compétences afin d’avoir une bonne relation avec la clientèle.

L'accueil téléphonique, premier contact avec vos clients

Lorsqu’il y a un contact avec la clientèle, les premières secondes sont vraiment importantes. En effet, le client a besoin de se sentir bien accueilli afin de donner sa confiance. Ce point est surtout important pour les personnes qui se tournent vers un cabinet d’avocat.

C’est donc pour cela que faire appel à un ou une secrétaire travaillant en télésecrétariat vous permettra d’avoir un premier contact de qualité avec vos clients, étant donné que le ou la secrétaire saura bien accueillir votre potentiel client, mais aussi, répondre à certaines de leurs questions.

Nous allons d’ailleurs maintenant examiner les points clés d’un accueil téléphonique client concernant le secrétariat téléphonique.

Découvrez les témoignages de vos confrères

Accueillir vos clients au téléphone, les 4 points clés :

Présence et disponibilité

L’un des points clé, c’est la disponibilité du secrétaire. En effet, un client aime avoir une réponse assez rapide lorsqu’il appelle votre cabinet. Si celui-ci appelle plusieurs fois en vain, il peut se décourager et se tourner vers un autre cabinet d’avocat plus disponible.

C’est pourquoi, afin d’offrir une réelle présence à vos clients, il est bien d’opter pour une permanence téléphonique qui est gérée par un secrétariat externalisé.

Que vous soyez en réunion, au téléphone ou même en audience, les clients pourront toujours avoir un contact avec votre cabinet d’avocat grâce à cette permanence téléphonique assurée par un télésecrétariat.

Maîtrise de la terminologie juridique

Une fois que le client est en contact avec la secrétaire, il s’attend à être bien reçu. De plus, il s’attend bien sûr à ce que la personne au bout du fil ait un vocabulaire adéquat, c’est-à-dire un vocabulaire qui soit en correspondance avec le métier de secrétariat, c’est très rassurant.

Il est important de connaître et d’utiliser les termes exacts en ce qui concerne le domaine juridique, mais il faut également savoir expliquer ces termes afin que la clientèle ne soit pas perdue et comprenne bien ce dont on parle.

Le vocabulaire est en effet un point fort et très important lors d’un contact avec la clientèle. Nos secrétaires sont justement formées pour utiliser ce vocabulaire.

Écoute et efficacité

Comme précédemment évoqué, il est important d’utiliser le bon vocabulaire lorsque nous parlons avec votre clientèle, mais il est tout aussi important d’être à l’écoute du client. Grâce à une écoute attentive, la conversation sera efficace tant pour la secrétaire que pour le client, et il aura sûrement le désir et la confiance afin de continuer à faire appel à vos services.

Parler de façon positive

Lors de la conversation avec le client, il est vraiment important de parler de façon positive, c’est-à-dire de ne pas utiliser de termes négatifs ou d’émettre certains doutes sur un sujet quelconque. En effet, cela peut jouer sur le moral du client voir de le pousser à abandonner une certaine démarche.

Au contraire, il est vraiment important de rester toujours positif, même lorsque le client parle de façon négative. Un discours positif rassure et donne confiance au client, ce qui le confortera aussi dans la démarche qu’il fait en faisant appel à nos services. Comme on le dit souvent, l’attitude positive amène le positif.

Accueil téléphonique : quel impact sur l’image de marque de l’entreprise ?

Comme nous l’avons déjà évoqué, l’accueil téléphonique est « la vitrine de l’entreprise ». Il faut savoir que l’accueil téléphonique a un impact important concernant l’image de votre entreprise.

En effet, la manière dont le client sera reçu, la disponibilité que vous leur offrez ainsi que le discours tenu seront le reflet de ce que vous êtes. Pour donner un exemple, si le client n’arrive pas à vous joindre, vous serez pour lui toujours occupé à d’autres choses. S’il n’est pas bien accueilli, il mettra votre entreprise dans la mauvaise catégorie.

En revanche, si lorsqu’il appelle, il trouve quelqu’un au bout du fil qui lui offre un bon accueil et qui est à l’écoute et respectueux, il ne pourra parler qu’en bien de votre entreprise, et même en faire la publicité. On voit donc toute l’importance qu’il y a à opter pour un secrétariat externalisé offrant une prestation de qualité concernant l’accueil de vos clients.