Contactez-nous
Adresse
45 avenue du Général Leclerc 76120 LE GRAND-QUEVILLY
Téléphone
02 35 63 90 95
Heures d'ouverture
Du lundi au vendredi de 8h30 à 18h00
Sécrétariat téléphonique
Vos client sont accueillis au nom de votre cabinet et selon vos instruction, du lundi au vendredi de 8h30 à 18h00, 52 semaines par an.
Traitement de vos appels
Le process général du traitement d’un appel est le suivant :
- Nom
- Prénom
- Adresse postale
- Adresse mail
- Affaire (droit de la famille, pénal, fiscal, etc…)
- Coordonnées téléphoniques
Nos assistantes demandent un certain nombre de pièces afin de préparer au mieux vos rendez-vous
– Carte nationale d’identité
– Attestation de domicile
– Tous documents relatifs à l’infraction (pour une victime : certificat médical, devis, facture …)
– Carte nationale d’identité
– Livret de famille
– Contrat de mariage (facultatif)
– Dernier avis d’imposition sur le revenu
Concernant les demandes d’aide juridictionnelle, nous sommes en mesure de fournir des renseignements complémentaires afin d’optimiser votre temps sur la préparation du dossier.
Les éléments recueillis sont les suivants :
– Carte nationale d’identité
– Attestation ASSEDIC (si la personne est sans emploi)
– Attestation CAF
– Dernier avis d’imposition sur le revenu
– Justificatif(s) des revenus des personnes habitant avec le client sollicitant l’aide juridictionnelle
– Et la copie de la convocation ou de l’assignation
Concernant les appels émanant de vos confrères, nos assistantes disposent des compétences pour répondre aux demandes de :
– Postulation
– Demande de renvoi
– Demande de pièces complémentaires ou manquantes dans un dossier
– Demande d’entretien téléphonique
En cas d’urgence, notre Cabinet vous contacte immédiatement par téléphone pour vous en informer.
Pour les avocats de « permanence », la procédure du traitement de l’appel reste similaire et aussi complète. En revanche, d’autres informations vous sont communiquées comme :
– Le nombre de dossiers
– Les noms des affaires
– L’heure de votre passage
Pour les Gardes à Vue, les informations recueillies lors de l’appel sont les suivantes :
– Nom de l’hôtel de police/ Commissariat/ Gendarmerie
– Nom de l’APJ ou OPJ et sa ligne directe
– Nom de votre client
– Date et heure du début de la garde à vue
– Motifs de la GAV
Accueil personnalisé
Horaires
Notre cabinet assure votre accueil téléphonique du lundi au vendredi de 8h30 à 18h00 (pour toutes demandes spécifiques d’horaires, merci de nous contacter).
Personnalisation de votre accueil téléphonique
Vos clients sont accueillis au nom de votre Cabinet comme si l’appel aboutissait dans vos locaux. Afin de garantir une réactivité immédiate, notre pôle d’accueil dispose d’un standard téléphonique de dernière génération permettant un traitement efficace et rapide des appels.
Statistiques
Si vous le souhaitez, nous mettons à votre disposition l’ensemble des statistiques de votre accueil :
– Nombre d’appels reçus
– Nombre d’appels reçus en dehors des horaires d’ouverture de votre cabinet
– Durée moyenne des conversations téléphoniques
Message d’accueil
Pendant les mises en attente, nous personnalisons votre accueil téléphonique au nom de votre cabinet.
En effet, une musique d’attente (de votre choix) et un message d’accueil seront diffusés à vos clients pour chaque appel reçu.
Ce message d’accueil est réalisé par nos soins et peut indiquer aussi des informations importantes sur votre activité et votre cœur de métier (par exemple, vos domaines de compétences, vos horaires d’ouverture et l’adresse de votre site Internet,… ).
Trois choix d’attente sont possibles :
– Une musique avec droit d’auteur et/ou compositeur (les frais de Sacem et de SCPP sont à votre charge).
– Une musique Libre de Droit à choisir dans notre catalogue de fichiers musicaux.
– Une attente musicale sous forme de diffusion Radio de type France Info, France Musique, France Culture ou autres…
Message de fermeture
Pendant la fermeture de votre Cabinet, nous continuons à accueillir vos clients au travers d’un dispositif d’accueil leur indiquant que vos locaux sont fermés.
Secrétariat téléphonique pour cabinet d’avocat
Le secrétariat téléphonique pour un cabinet d’avocat est un élément essentiel de la relation clients. Il peut être déceptif s’il n’est pas facilement joignable. Notre service de secrétariat téléphonique vous offre l’opportunité d’avoir un secrétariat disponible sans interruption, pour la plus grande satisfaction de vos clients.
Secrétariat téléphonique externalisé, une solution adaptée aux besoins des avocats
Pour le traitement de vos appels téléphoniques entrants, vous avez sans doute déjà confié cette tâche à un secrétariat en interne. Mais les congés de votre secrétaire et les absences impromptues vous obligent soit à louper des appels, soit à devoir assumer vous-même l’accueil téléphonique.
Opter pour un secrétariat téléphonique externalisé, c’est vous simplifier la gestion des appels au quotidien. Votre secrétariat est joignable 52 semaines par an, du lundi au vendredi de 8h30 à 18h00. Le traitement de vos appels est géré par une équipe de secrétaires à distance spécialisées dans la réception d’appels pour cabinets d’avocats.
Quelle que soit la spécialité de votre cabinet d’avocat, nos assistantes sont en mesure de traiter les appels reçus de vos clients pour préparer vos rendez-vous. Nos équipes demandent les différentes informations nécessaires au traitement de l’appel comme le nom, le prénom, l’adresse postale, l’adresse e-mail et les coordonnées téléphoniques du client. Ensuite, les informations concernant l’affaire sont scrupuleusement notées pour vous permettre de préparer le plus efficacement possible le rendez-vous.
Un secrétariat externalisé vous permet également de faire des économies de temps et de place puisque vous n’avez plus besoin de recruter pour ce poste et vous libérez de l’espace dans votre cabinet d’avocat. Votre temps est précieux et notre service de secrétariat vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier plutôt qu’à réaliser des tâches administratives.
Cabinet Peeters : le secrétariat téléphonique pour cabinet d’avocat
Le cabinet Peeters est spécialisé dans le secrétariat téléphonique pour cabinet d’avocat et vous apporte au quotidien toute son expertise dans le domaine. L’accueil téléphonique de votre secrétariat téléphonique est accessible de 8h30 à 18h00 du lundi au vendredi pour offrir à vos clients une large plage horaire pour contacter votre cabinet et prendre rendez-vous.
Les permanences téléphoniques sont assurées par des secrétaires spécialisées, sélectionnées et recrutées par le cabinet Peeters afin de garantir une qualité optimale à chaque appel reçu. Notre satisfaction passe par la vôtre et surtout par celle de vos clients, pour garantir un service téléphonique irréprochable et une joignabilité à tout moment. Notre service vous propose également une personnalisation pour la gestion des appels.
Soignez le message d'accueil téléphonique de votre cabinet d’avocat
Pour que le service soit totalement imperceptible par vos clients, la personnalisation de votre accueil téléphonique est primordiale. Ainsi, au décroché, nos secrétaires accueillent vos clients au nom de votre cabinet d’avocat. Ces derniers ne verront pas la différence entre le secrétariat externalisé et un secrétariat internalisé.
La personnalisation se fait également lors de la mise en attente d’un appel. Nous enregistrons un message personnalisé pour transmettre différentes informations à vos clients, ou diffuser de la musique pour une attente plus agréable. Différents choix s’offrent à vous, comme la diffusion de musique avec droit d’auteur, la diffusion de musique libre de droit par exemple ou encore la diffusion d’une radio publique.
Lorsque votre cabinet est fermé, nous pouvons également diffuser un message de fermeture automatique pour indiquer la fermeture du cabinet et préciser que vos locaux sont fermés, pour éviter à vos clients de se déplacer inutilement.
Votre secrétaire à distance, spécialisée
La performance d’un secrétariat externalisé à distance pour votre cabinet d’avocat est essentielle. C’est pourquoi, nous vous proposons un service spécialisé et efficace, pour assurer un service quotidien à la hauteur de vos exigences et celles de vos clients.
Notre pôle d’accueil est performant et dispose d’un standard téléphonique le plus performant du marché pour traiter rapidement et efficacement l’ensemble des appels reçus. Notre objectif est de proposer à vos clients un temps d’attente quasi nul.
Notre expertise et nos outils nous permettent aussi de mettre à votre disposition tout un ensemble de statistiques liées à la réception des appels téléphoniques de votre cabinet d’avocat. Vous connaîtrez ainsi le nombre d’appels reçus, le nombre d’appels reçus en dehors des horaires d’ouverture de votre cabinet mais également la durée des conversations téléphoniques entre vos clients et nos assistantes.
Secrétariat téléphonique, un gage de confiance
Faire appel à un secrétariat téléphonique externalisé, c’est également faire appel à des professionnels consciencieux et discrets. Toutes nos équipes vous garantissent un respect de la confidentialité.
Le traitement des appels reçus par votre cabinet est effectué de manière professionnelle pour répondre à vos besoins et à ceux de vos clients.
Pour obtenir un devis et faire appel à nos services de secrétariat téléphonique externalisé, contactez-nous par téléphone ou via notre formulaire de contact disponible en ligne sur notre site internet.